Table des Matières

Gestion des Inscriptions

  • La Pré-Inscription dans SygeoSchool se fait de deux manières :

    1. Soit par le candidat via le site Internet (Front Office). Il s'agit d'une page d'inscriptions, accessible au public. La validation des informations saisies par le candidat sur cette page permet de créer automatiquement dans le système un "Etudiant" à l'état "Candidat" et  une "Pré-Inscription" à l'état "Nouvelle".

    2. Soit par l'administrateur via le logiciel directement (Back Office). Dans ce cas là, l'administrateur créé d'abord un "Etudiant" (dont l'état par défaut est "Candidat") et ensuite une "Pré-Inscription" (dont l'état par défaut est "Nouvelle").
Mise à jour du fichier Pré-Inscription (Interface Site Internet)

L'Inscription via le site Internet est accessible dans le menu "Scolarité"

En cliquant sur le bouton "Pré-Inscription" on accède à la page ci-dessus.

Un étudiant souhaitant poster sa candidature pour une inscription devra cliquer sur le bouton "Nouvelle inscription". Dans le cas où le candidat est déjà étudiant de l'établissement et qu'il souhaite se réinscrir, il devra renseigner les champs "Identifiant" et "Mot de passe" qu'il a reçu lors de sa première inscription.

Le bouton "Nouvelle inscription" affiche la page ci-dessus. Le candidat doit renseigner toutes les informations et valider sa pré-inscription.

La validation des informations saisies par le candidat sur cette page permet de créer automatiquement dans le système un "Etudiant" à l'état "Candidat" et une "Pré-Inscription" à l'état "Nouvelle".

Mise à jour du fichier Pré-Inscription (Interface Administrateur)

Le fichier Pré-Inscription, permet à l'administrateur : 

  1. De lister toutes les Pré-inscriptions effectuées sur le site Internet.

  2. De créer de nouvelles Pré-inscriptions en direct dans le logiciel. L'administrateur créé d'abord un "Etudiant" (dont l'état par défaut est "Candidat") et ensuite une "Pré-Inscription" (dont l'état par défaut est "Nouvelle").

  3. De traiter administrativemnt chaque Pré-inscription : 

  • Soit le candidat répond à toutes les conditions pour s'inscrir dans la formation; dans ce cas, sa "Pré-Inscription" est validée et passe à l'état "Accordée".

  • Soit le candidat ne répond pas à toutes les conditions pour s'inscrir dans la formation; dans ce cas, sa "Pré-Inscription" est "Refusée"
Validation d’une pré-inscription

Dans la liste des "Pré-Inscriptions", l'administrateur sélectionne une "Pré-Inscription".


Dans la fiche de la pré-inscription, l'administrateur commence par générer un échéancier en cliquant sur "Générer Échéancier".

Dans le formulaire de génération de l'échéancier, les échéances crées prennent en compte les champs "Date Début" et "Nombre Echéances".

Suite à la génération de l'échéancier, le bouton "Accorder" s'affiche. Il permet de passer la "Pré-Inscription" de l'état "Nouvelle" à l’état "Accordée".

A l'état "Accordée", le bouton "Confirmer" s'affiche. Il permet de confirmer la "Pré-Inscription" qui devient une inscription en cours.

Mise à jour du fichier Inscriptions en cours

Le fichier "Inscription en cours" permet de lister toutes les inscriptions qui ont été validées par un administrateur, il permet également de suivre l'inscription en termes d'informations (Absences, Evaluations, etc...) tout au long de l'année scolaire.
Mise à jour du fichier Groupes

Le fichier Groupes affiche tous les groupes qui ont été créé automatiquement par l'assistant (Voir partie "Gestion des sessions"). Il permet également de créer manuellement un groupe.

Le fichier Groupes permet de regrouper les Elèves / Etudiants (dont l'Inscription a été validée) par groupe. Il s'agit de l'affectation des inscrits à un groupe.
Affectation d’un candidat à un groupe

Pour affecter un/des inscrit(s) à un groupe, on sélectionne d'abord le Groupe en question pour afficher sa fiche détaillée.

Dans le menu déroulant "Autres options", cliquez sur "Créer Affectations" pour afficher l'assistant qui permet les affectations des inscrits.

Cliquez sur « Ajouter un élément » pour afficher la liste des inscrits à la session que vous pouvez sélectionner afin de les affecter au groupe.

Sélectionner et créer l’affectation à la suite.

En principe, lors de l'affectation des inscrits à un groupe, le système effectue un certain nombre de vérifications afin d'affecter seulement les inscrits à la même session que le groupe en question.

Suite à l'affectation d'un inscrit à un groupe, son inscription passe de l'état "Confirmé" à l'état "Affectée". Pour vérifier si l'inscrit a bien été affecté, il suffit de se rendre dans le menu « Inscriptions en cours » pour voir si l’état de son inscription est passé à "Affectée".

Cartes étudiants et Certificats de scolarité

Suite à l'affectation des inscrits au groupe, il est possible de lancer l'impression des documents administratifs (Cartes étudiants et Certificats de scolarité) destinés aux Elèves / Etudiants.

Pour lancer l'impression des certificats de scolarité pour tous les membres du groupe, cliquez sur le bouton "Certificats de scolarité".

Dans le même principe, pour lancer l'impression des cartes d'étudiants pour tous les membres du groupe sur une planche à étiquette, cliquez sur le bouton "Cartes étudiants". Ce dernier affiche un assistant qui vous permet de préciser la position de la première carte d'étudiant sur la planche. Cela parmet d'exploiter les planches déjà utilisées

Pour l'impression des documents administratifs individuels, il faut se rendre dans le menu "Inscriptions en cours" ou "Toutes les inscriptions", sélectionner une inscription, cliquer sur le menu déroulant "Imprimer" pour lancer l'impression soit d'une "Carte étudianté", une "Attestation d'inscription" ou d'un "Certificat de scolarité" qui concernent l'inscrit.