Principes Généraux
L’accès au système se fait par l’interface Web en lançant le navigateur internet. Une fois dans le navigateur, il faut saisir l’adresse IP ou le nom du serveur sur lequel se trouve l’application. Cette connexion peut être ajoutée aux favoris pour un accès rapide par la suite.
Les identifiants de connexion sont donnés à chaque utilisateur par l’administrateur de la base de données. L’administrateur possède tous les droits, et accède à tous les modules de l’application.
Dans notre exemple, l’utilisateur « demo » se connecte en saisissant son identifiant demo@opensolutis.com et son mot de passe. Il faut cliquer sur « Connexion » pour se connecter.
En cliquant sur le bouton « Connexion », vous accédez à la page d’accueil ci-dessous :
Les différents modules proposés sont répertoriés dans le menu en haut de la page.
L’un des points importants est la gestion des droits d’accès aux informations. La majorité des utilisateurs n’a besoin que de certaines informations de la base de données et n’est amenée à en modifier qu’une petite partie. De ce fait, chaque utilisateur a accès à certains modules et dispose de droits (lecture/écriture/modification) sur les données et les éléments.
Par exemple, si l’utilisateur détient le rôle de « responsable administratif », il peut valider les factures alors que le responsable des ventes s’attache à faire une demande de création de facture sans pouvoir la valider. Ainsi, l’interface du responsable administratif n’est donc pas tout à fait la même que celle du gestionnaire administratif des ventes. De plus, un module commun ne leur donne pas forcément les mêmes droits d’accès et de contrôle sur les données.
Nous pouvons comparer la page d’accueil du gestionnaire des achats, du gestionnaire des ventes et du responsable administratif.
| | Le gestionnaire des ventes a en charge les bons de commandes des clients, le suivi des livraisons sortantes jusqu’à l’établissement de la facture. Il veillera à la mise à jour du fichier clients. |
| | Le gestionnaire administratif des achats a en charge les bons de commandes auprès des fournisseurs, le suivi des livraisons entrantes jusqu’à l’établissement de la facturation. Il veillera à la mise à jour du fichier fournisseurs. |
| | Le responsable administratif a en charge le suivi des deux autres rôles, de la comptabilité ainsi que la validation de la facturation. Il assure la gestion des règlements et le suivi des comptes de tiers. |
Attention, les modules affectés à chaque utilisateur diffèrent selon l’organisation à laquelle ils appartiennent.
Il convient de cliquer sur « DÉCONNEXION » pour quitter le logiciel. Le clic sur la croix rouge en haut à droite de l’onglet du navigateur ou du navigateur ne permet pas l’arrêt du fonctionnement du logiciel.
L'intégralité des modules qui sont installés sur votre système sont accessibles dans une même rubrique située en haut de la page.
Le menu de gauche correspond aux différentes fonctionnalités disponibles pour le module sélectionné.
Plusieurs modes de visualisation des résultats peuvent être affichés en fonction du module sélectionné.
Vous les retrouvez en haut à droite :
· Vue Kanban : Vue Etiquette
· Vue Liste
· Vue Formulaire
· Vue Calendrier
· Vue Graphique
Un clic fait apparaitre ▼▲ pour permettre un tri alphabétique ou chronologique.
Le nombre de résultats par page est également paramétrable. Pour le modifier, cliquez sur le nombre de résultats trouvés. Vous pouvez alors sélectionner le nombre de résultats que vous voulez.
Dans le but de faciliter vos recherches, il a été mis à votre disposition différents outils pour retrouver rapidement les éléments souhaités. Si vous cherchez un client enregistré dans votre système, tapez son nom en entier ou en partie dans la barre de recherche en haut à droite de la page. Par exemple, tapez « chi » : Les noms contenant cette syllabe s’affichent alors à l’écran.
Il est également possible d’appliquer des filtres de recherche. Certains sont déjà définis par défaut sur votre logiciel. Ces derniers sont définis par module et sont paramétrables. Les filtres varient d’un module à un autre.
Les filtres du menu « Regrouper par » permettent un tri efficace, par exemple par pays, par société ou encore par contact commercial. Ils sont eux aussi différents en fonction du module sélectionné.
Pour définir un filtre personnalisé, cliquez sur le menu « Recherche avancée » et paramétrez les éléments de recherche nécessaires pour la création du filtre.
Si vous souhaitez par exemple filtrer les clients situés sur Paris, à l’exception du 18è arrondissement :
- Cliquez sur « Clients » dans le menu « Filtres ».
- Cliquez sur « Recherche avancée » et définissez les conditions du filtre :
- Ville / contient / Paris et Code postal / ne contient pas / 75018
- Cliquez sur « Enregistrer le filtre actuel » pour nommer votre filtre et l’enregistrer.
Enfin, le système vous permet de sauvegarder votre filtre par défaut et de l’ajouter à votre tableau de bord.
Le mode « Recherche avancée » s’applique pour les recherches plus ponctuelles. Il effectue un tri sur un élément particulier. Sur le même principe que vu précédemment, si vous souhaitez filtrer les sociétés situées rue Meslay :
Appliquez « Rue » / « Contient » / « Meslay ». Le système vous propose alors les résultats associés à la recherche.
Le système garde en mémoire le chemin de navigation que vous avez emprunté. Il n'est donc pas nécessaire de faire un retour sur la page précédente via votre navigateur internet, mais il est préférable d'utiliser le chemin de navigation enregistré par votre système, qui est situé sous la barre de menu.
